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AAPEI​ ​de​ ​Strasbourg​ ​:​ ​le​ ​collaboratif​ ​au​ ​coeur​ ​de​ ​la​ ​refonte​ ​de​ ​la​ ​gestion du​ ​Dossier​ ​Unique​ ​de​ ​l’Usager

AAPEI​
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L’AAPEI de Strasbourg gère et anime 11 établissements et services (qui accueillent 620 enfants, adolescents et adultes handicapés mentaux), et emploie 220 personnes​. Afin d’assurer un suivi détaillé des personnes prises en charge et d’améliorer la collaboration entre les services et établissements, la direction a décidé de s’équiper d’une solution logicielle performante.

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Retour sur l’intégration de cette solution avec le témoignage de Jean-David Meugé, Directeur Général de l’AAPEI de Strasbourg.

Pourquoi​ ​avoir​ ​décidé​ ​de​ ​revoir​ ​vos​ ​méthodes​ ​de​ ​gestion​ ​des​ ​DUU​ ​?

« ​Lorsque j’ai pris la direction de l’Aapei de Strasbourg, en 2006, nous n’avions aucun logiciel en place, aucune centralisation des données​… Chaque établissement, voire chaque service, fonctionnait selon ses propres méthodes et avec les outils à sa disposition : fichiers Word, Excel ou dossiers papier​. Évidemment ces méthodes de travail étaient loin d’être optimales. Il y avait beaucoup de déperditions d’informations et un réel manque d’efficacité​. En effet, si vous souhaitiez obtenir les informations nécessaires sur tel usager ou tel service, la​ ​collecte​ ​de​ ​données​ ​pouvait​ ​prendre​ ​beaucoup​ ​de​ ​temps​… »

Comment​ ​avez-vous​ ​choisi​ ​votre​ ​nouvelle​ ​solution​ ​?

« ​Suite à l’expérience menée par une autre association de notre GCSMS​, nous avons décidé de reprendre notre projet de déploiement logiciel en 2015. Eux-mêmes étaient équipés et satisfaits de ce qui avait été mis en place dans leurs établissements. Nous nous sommes laissés convaincre et nous avons pris contact avec l’éditeur à l’origine de leurs retours : Dir IPS. Leur solution Suivi Individuel a ensuite été présentée à l’ensemble des cadres de l’Aapei.

Notre critère de choix principal était simple : le logiciel devait être facilement personnalisable par les utilisateurs eux-mêmes​. Nous ne voulions surtout pas d’un outil figé qui aurait nécessité des développements complexes pour correspondre aux besoins de tous. En effet, selon les établissements et les services, les fonctionnalités nécessaires ne sont pas forcément les mêmes. Que ce soit la gestion des droits d’accès ou le contrôle des écrits par exemple, il faut pouvoir effectuer des ajustements facilement. Nous avons rapidement été rassurés sur ce point. La solution de Dir IPS apporte une véritable souplesse dans son utilisatio​n. De plus, on a apprécié l’expertise des équipes. C’est agréable d’avoir des interlocuteurs qui comprennent nos enjeux.​ ​»

Quels​ ​bénéfices​ ​attendez-vous​ ​de​ ​cette​ ​refonte​ ​de​ ​vos​ ​méthodes​ ​de​ ​travail​ ​?

« Le déploiement de Suivi Individuel a commencé à l’été 2016. Cette phase a pris du temps mais, depuis janvier 2017, la​ ​solution​ ​se​ ​met​ ​en​ ​place​ ​dans​ ​7​ ​de​ ​nos​ ​entités​ et les premiers retours sont plutôt positifs.
L’objectif est de simplifier la gestion des dossiers grâce à une véritable centralisation des informations dans un seul et même logiciel​. La collaboration entre services ou établissements devrait elle aussi s’améliorer car, à terme, les professionnels partageront des méthodes et un outil commun. »

Source : Cabinet Gtec

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