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Comment une association à spectre international a pu développer son offre de services grâce à une solution de GED ?

Comment une association à spectre international a pu développer son offre de services grâce à une solution de GED ?
Comment une association à spectre international a pu développer son offre de services grâce à une solution de GED ?

Créée en 1885, l’Union Internationale des Transports Publics fédère autour de ses activités plus de 1 400 adhérents – exploitants de réseaux, industriels, autorités organisatrices et académiques – de par le monde. La bibliothèque de l’UITP joue un rôle stratégique pour répondre à l’une des missions de l’institution : la diffusion d’informations ciblées à ses membres affiliés​. Pour répondre à ces enjeux de collecte, de stockage et de diffusion​, l’UITP a fait le choix de miser sur une solution de gestion documentaire adaptée à son organisation et à son contexte international. Témoignage de Thierry MARECHAL, Senior Manager Information Center au sein de l’UITP​.

Comment une association à spectre international a pu développer son offre de services grâce à une solution de GED ?
Comment une association à spectre international a pu développer son offre de services grâce à une solution de GED ?

Comment avez-vous pris conscience qu’un outil de gestion documentaire expert était la solution à votre problématique ?

« Dès la création du site internet de l’association dans les années 80, nous avons proposé un service d’accès en ligne à nos adhérents combinant descriptifs bibliographiques et contenus partiellement scannés. Puis, de fil en aiguille, nous nous sommes équipés d’une solution de gestion documentaire. Pour répondre à nos nouveaux besoins et défis, avec un fonds documentaire numérisé à 90% en 2013, soit plus de 40 000 documents, il était vraiment temps de changer d’outil pour gagner ​ en efficacité. »

Quels ont été les critères déterminants quant au choix de votre solution ?

« Nous avons comparé une quinzaine de produits et Kentika a fini par retenir notre attention. C’est grâce à M. Dazy de IP Solutions (ndlr : partenaire intégrateur historique des solutions de Kentika dans l’Est de la France et sur la zone Benelux ) que nous avons connu cette application. La longue expérience du prestataire de services ainsi que la pertinence de l’outil pour notre projet nous ont convaincus. Kentika est une solution souple offrant de multiples possibilités. »

Quels sont les projets en cours et à venir pour enrichir la solution ?

« Depuis son introduction à l’UITP, nous l’avons déjà beaucoup faite évoluer au gré des besoins avec par exemple, l’intégration du multilinguisme, une gestion des droits d’accès très élaborée… Le chantier le plus récent porte sur l’adaptation de l’interface utilisateurs pour la rendre plus intuitive en prenant en compte, entre autres, les spécificités régionales. »

La collaboration entre l’UITP, IP Solutions et Kentika est donc promue à un bel avenir

Source : Cabinet Gtec

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